Una verificación inmediata de deberes formales (VDF) es el proceso a través del cual la Administración Tributaria constata y certifica el cumplimiento de las obligaciones inherentes de un contribuyente respecto a un tributo específico, así como su buen funcionamiento como agente de retención y/o percepción. Esta facultad tiene su fundamento legal en los artículos 182 al 186 (ambos inclusive) del Código Orgánico Tributario del 2020.

Tengo VDF, ¿Qué es y que representa para mí empresa?

Como te menciono arriba, es un proceso de verificación y constatación emprendido con el fin de auditar (In Situ, la mayoría de las veces) el desempeño correcto a nivel tributario de un Sujeto Pasivo. Que tengas unos funcionarios del SENIAT en tu empresa no significa que automáticamente estés multado. En ninguna manera. Es más, me atrevo a decir que basado en mi experiencia bajo relación de dependencia y como profesional en libre ejercicio, que es con la VDF que se detectan más fácilmente los errores a nivel fiscal que se vengan cometiendo (de manera no intencional, obviamente) Es normal asustarse un poco viendo los funcionarios de camisa roja en la entrada de tu negocio, pero antes de entrar en pánico relájate y péinate 😌, que acá te voy a dar varios tips que muy de seguramente te serán de utilidad.

Tip #1. Sin Providencia no hay VDF 📁

El Código orgánico tributario es muy taxativo a este respecto en su artículo 178:

 «Toda Fiscalización, a excepción de lo previsto en artículo 180, se iniciará con una Providencia de la Administración Tributaria del domicilio del Sujeto Pasivo»

 Así que si una persona llegase a tu domicilio fiscal u oficina queriendo urgar en las documentaciones, no tiene dicho derecho hasta que muestre una Providencia Administrativa que lo autorice para tales efectos. La Providencia siempre debe ser requerida en fiscalizaciones, salvo que se trate de una revisión fiscal realizada a través del cruce de información en sistemas y bases de datos propios de la Administración Tributaria.

Tip #2. En la Providencia debe tipificarse el tipo de tributo y la base imponible que se va a verificar ✍️

Acorde al artículo 178 ejusdem, en la Providencia Administrativa se debe indicar con toda precisión [...] Tributos, periodos y, en su caso, los elementos constitutivos del hecho imponible a fiscalizar. Como de seguro ya sabrás, la Administración Tributaria tiene toda la facultad para verificar el cumplimiento de cada uno de tus deberes formales de todos los tributos bajo su responsabilidad. En el caso del SENIAT, por ejemplo, pueden verificar: 👉 IVA 👉 Retenciones del IVA 👉 Retenciones del ISLR 👉 IGTF 👉 Y un larguísimo etcétera Sin embargo, el alcance (y, por lógica, también el límite) de sus facultades de verificación están tipificados en la misma Providencia. Asegúrate siempre de no entregar información o documentos que no entren dentro del periodo o hecho imponible sujeto a revisión. Es necesario también entender la jurisdicción de cada Administración Tributaria. La alcaldía de El Tigre no puede solicitarte, por ejemplo, tus archivos TXT de retenciones del IVA. Lo segundo le compete exclusivamente al SENIAT, al ser un tributo nacional. Así mismo, el SENIAT no puede solicitarte en una VDF la conformidad de uso de Desarrollo urbano (ni mucho menos multarte por no presentarla), ya que eso es una facultad otorgada a cada alcaldía. 👀 Ojo con eso siempre: Comprende bien siempre el alcance de una Providencia antes de firmarla.

Tip #3. Sin carnet institucional, no pasas ⚠️

Una vez me pasó un caso con un fiscal de una institución que prefiero no mencionar. Trajo la providencia administrativa, me dijo "Vamos a fiscalizar tal tributo" y me pidió algunas documentaciones. Accedí y le dije que tomara asiento, e incluso le ofrecí café. Al solicitarle el carné, me dijo "Se me ha quedado en la oficina". Okey –le dije–, hasta que traigas el carné, sólo eres un cliente más de la empresa. El funcionario actuante (o Fiscal, en este caso) deberá mostrarte siempre las credenciales y deben coincidir sus datos con la Providencia Administrativa que lo autorice a revisar la revisión o Fiscalización, de ser el caso.

Tip #4. Exhibir no es sinónimo de fotocopiar 🖨️

Si, así como lees. Pero antes, déjame ponerte en contexto. La Administración Tributaria puede practicar una VDF en tres lugares diferentes (a discreción propia y exclusiva): 👉 En el domicilio fiscal del Contribuyente 👉 En el sitio donde se genera el hecho imponible 👉 En las oficinas del SENIAT Hasta allí, todo bien. El dilema comienza cuando el fiscal actuante comienza a "exigir" fotocopias de algunas documentaciones que por la actividad del negocio, deben permanecer dentro de sus oficinas o locales. El parágrafo 5 del artículo 145 del código orgánico tributario enuncia lo siguiente: 

 –"Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones, informes, documentos, comprobantes de legítima procedencia de mercancías, relacionadas con el hecho imponible, y realizar las aclaraciones que les fueron solicitadas"

 Existe la mala costumbre por parte de algunos funcionarios de asociar "Exhibir" con "Fotocopiar o imprimir" al momento de practicar las VDF. En ningún caso, negarse a sacar copia a un documento viene a significar una multa para el Contribuyente. El Contribuyente no está en obligación de funcionar como centro de copiado para el fiscal (a menos, claro está, que el negocio SI sea un centro de copiado 😅). En dado caso, el fotocopiar los documentos requeridos es una acción voluntaria y de buena fé del contribuyente para el fiscal (y en consecuencia, para la Administración Tributaria), pero con exhibirlos es más que suficiente.

Ya terminó la revisión, ¿Eso es todo?

😎 ¡En absoluto! Luego de terminada la revisión de la documentación y los archivos que respaldan las operaciones del contribuyente en el periodo objeto y tributo de investigación, el SENIAT procederá a emitir un acta (generalmente, la emite el mismo día o en días subsecuentes) de acuerdo al status verificado del Contribuyente. Si se han detectado fallas y omisiones intencionales, se emitirá un acta de reparo. Dicha acta será, además, respaldada por una planilla de pago (forma 901) que deberá ser cancelada ante una oficina receptora de fondos nacionales en un periodo máximo de 15 días. Si la AT ha determinado errores cuantitativos en alguna declaración, se ajustará dicha declaración y sólo se pagará la diferencia. Luego de liquidados la multa y los intereses, el SENIAT emitirá una resolución en la que se deje constancia de dicha situación. La Resolución pone fin al procedimiento. Si, por el contrario, se estimase correcta y cierta la situación del Contribuyente respecto al tributo verificado, se levantará un acta de conformidad en presencia del interesado o representante, o también vía correo electrónico 👍

Lista la VDF, ¿Qué sigue?

Los tributos son un ciclo interminable, siempre lo digo en mis capacitaciones presenciales y online. Si te han emitido acta de reparo, es importante que se identifiquen puntos de mejora y se corrijan inmediatamente para futuras fiscalizaciones. Y si te emiten acta de conformidad, no te quedes allí dándote golpes en el pecho. Siempre es bueno actualizarse con cursos y talleres en el gremio profesional de tu ciudad. La Administración y los impuestos nunca descansan. Y, por regla general, debemos seguirles el ritmo. Que te lo digo yo, que apenas me siento, y ya sale una nueva Ley o una nueva providencia 😅 Por mi parte, espero que este artículo te haya sido de utilidad. Siempre comparto contenidos gratuitos tributarios y contables acá y en mi instagram. Así que si quieres seguirme y unirte a mi comunidad, puedes darle al botón de abajo 👇 ¡Sigueme en Instagram 😆!

Saludos, Luis Alberto.